Многозадачность сотрудников – это хорошо или плохо? - Webline Blog

Многозадачность сотрудников – это хорошо или плохо?

Саморазвитие

Наверняка вам знаком модный термин «многозадачность». Что под ним подразумевают? Как правило, способность выполнять несколько задач одновременно. Это свойство ценят многие работодатели, его приписывают себе соискатели в надежде показаться более крутым специалистом. Но действительно ли многозадачность играет в плюс эффективности работы? Надо ли требовать ее от своих сотрудников? Постараемся ответить на эти вопросы.

Статья нацелена на топ-менеджеров, но будет полезна и рядовым специалистам для общего развития.

Разбираемся в терминах

Определение, указанное в первом абзаце, неправильное. Чтобы добраться до сути, надо понимать, как работает мозг (хотя бы поверхностно). Если вкратце, то мозг человека не способен поддерживать несколько мыслительных процессов одновременно. Вот пара подтверждений:

  • Этьен Кошлен и Сильвен Шаррон из Национального института Франции провели исследование, в ходе которого доказали: мозг может решать только две задачи одновременно. Третья «отсекается» префронтальной зоной – на нее просто не хватает ресурсов.
  • Нейрофизиолог Эрл Миллер доказал, что мозг может концентрироваться только на одной задаче в один момент времени.

Как бы там ни было, вся соль в понимании термина. Многозадачность – способность не выполнять одновременно несколько задач, а быстро переключаться между ними. И на переключение тоже тратятся время и энергия.

А как же Юлий Цезарь?

Историческая личность, человек, умевший делать несколько дел одновременно. Во-первых, а вы уверены, что так и было, видели своими глазами? Конечно, нет. Во-вторых, вы точно не Юлий Цезарь. В-третьих, по разным исследованиям, всего 2% людей действительно многозадачны – справляются с несколькими делами, не теряя при этом в эффективности.

Вы как руководитель можете возразить: «Но я же могу концентрироваться на нескольких делах сразу!» Вы – возможно, но у вас такая специфика. Не ставьте на одну ступеньку себя и рядового сотрудника. Если бы он был таким же, как вы, то возглавлял бы свою компанию (или хотя бы отдел).

Примеры и антипримеры многозадачности

Справедливости ради: обычный человек в состоянии делать несколько задач одновременно, но если мыслительный процесс задействован только для одной из них. Например, можно слушать музыку на фоне и писать статью, смотреть новости и готовить еду, включить фильм и вышивать – думаем, тут все понятно.

Напротив, если обе задачи требуют концентрации и мышления, ничего не получится. Если хотите проверить, включите вебинар или лекцию и попробуйте одновременно читать книгу, писать статью или вести оживленную переписку. Вы либо не сможете сконцентрироваться ни на чем, либо что-то постоянно будет выпадать из фокуса. В этом случае лучше расставить приоритеты, посвятить время чему-то одному, а ко второму делу вернуться позже – так эффективнее.

Плюсы многозадачности

  • Если правильно планировать время и действия, можно достичь хорошего результата. Здесь главное – поставить цель и двигаться к ней, распределять энергию, а не распыляться.
  • Это возможность тренировать гибкость мышления. Опять-таки, при условии, что вы организовали комфортный режим работы.
  • Многозадачные люди лучше реагируют на форс-мажоры, быстрее принимают решения, думают стратегически, а это важные навыки в целом, не только в работе.

Минусы многозадачности

  • Поверхностная обработка информации. Простая аналогия – школьный отличник. Он получает хорошие оценки по всем предметам, но знает их только «по верхам», не вникает глубже. В работе это куча начатых дел и ни одного доведенного до конца.
  • Повышение риска ошибиться. Представьте: вы составляете план работы, вам пишет клиент, звонит телефон, вы пытаетесь одновременно закончить свое дело и общаться. Как думаете, что из этого получится?
  • Быстрая усталость. Мы уже говорили, что на переключение между задачами требуются ресурсы. Когда вы прыгаете от одного дела к другому, вам приходится каждый раз концентрироваться заново, что приводит к быстрой утомляемости.
  • Выгорание из-за незаконченных дел. Авралы бывают у всех, но если они входят в привычку, появляется внутреннее недовольство – тот самый незавершенный гештальт, причина нарастающей тревоги, невозможности нормально сосредоточиться и эмоционального выгорания в будущем.

Что имеем в итоге? У многозадачности есть свои положительные и отрицательные черты. Она не повредит, если у человека есть такие способности, если этот режим кратковременный. У большинства же людей не хватает ресурсов на длительную работу в таком формате. И регулярное насилие над собственным мозгом приведет только к снижению продуктивности и выгоранию.

Как выжить в мире многозадачности?

Хотя многие руководители уже не боготворят мультизадачность и не считают ее главным скиллом хорошего сотрудника, все еще остаются люди, для которых это качество на первом месте. Вот несколько советов топ-менеджерам, как самим не потеряться в потоке задач и не «загонять» сотрудников.

  • Правильно расставляйте приоритеты. Иногда есть соблазн сделать легкую, но не срочную задачу, а потом уже приниматься за вон ту, сложную и «горящую». Не поступайте так сами и следите, чтобы так не делали ваши сотрудники. Есть срочное задание? Дайте его команде, четко обозначив сроки выполнения, акцентируйте внимание на ее «горящем» статусе.
  • Не давайте сотруднику две похожие задачи одновременно. Они будут смешиваться в голове, быстро переключаться между ними не получится, в итоге возрастает риск ошибок. Лучше загрузить человека двумя разными проектами, чтобы было чередование деятельности.
  • Планируйте и записывайте. Причем записывать лучше ручкой в блокноте (но это уже субъективное мнение, вам может быть удобнее в программе на смартфоне). Подумайте, какие задачи стоят перед вами, сколько реально (!) вы сможете за сегодня сделать. Нет смысла писать длинный список дел, которые вы не в состоянии осилить за один день. Вы физически не успеете, и оставшиеся задачи будут настоящим демотиватором. Итак, подумали, что надо сделать непосредственно сегодня, составили план и следуете ему.

А если это две большие задачи, которые нужно делать параллельно?

Бывает и такое, но и здесь есть выход. Разбейте каждую на этапы, подпункты и закрывайте их по очереди. Во-первых, это будет иллюзия одновременного выполнения, во-вторых, чередование деятельности, в-третьих, несколько отметок «Сделано» лучше, чем две. Вы продуктивнее в собственных глазах, что мотивирует на дальнейшую работу – чистая психология.

  • Закладывайте рабочее время на общение с сотрудниками, клиентами, разбор почты. Казалось бы, ответ на сообщение – минутное дело, но вот вы уже полчаса обсуждаете с продажником очередной проект. И такая беседа за день не одна. Подумайте, сколько времени у вас уходит на переписку, и заложите его в график. Это же посоветуйте делать сотрудникам.

Коварные соцсети

Признайтесь, вы ведь проверяете мессенджеры и листаете развлекательные каналы в рабочее время. Все мы люди, и периодически разгружать мозги контентом, не имеющим отношения к работе, – это нормально. Главное, чтобы не страдали проекты и продуктивность. Проведите простой эксперимент: проследите, сколько времени вы можете концентрироваться на одном деле без усталости. Как только возникают посторонние мысли, а мозг использует любую возможность отвлечься, сделайте 5-минутный перерыв. Полистайте ленту, сделайте кофе, подышите свежим воздухом на улице – дайте себе заряд энергии для следующего «рабочего отрезка». Это же упражнение посоветуйте сотрудникам. Такой подход эффективнее, чем тотальные запреты на соцсети и мессенджеры на работе.

  • Учитывайте специфику деятельности. Линейным специалистам свойственно глубокое погружение в проект – не заставляйте их браться за несколько дел в одночасье (если вам важен результат, конечно). С проектными менеджерами, секретарями и личными помощниками все иначе – им необходимо уметь концентрироваться на разных задачах и быстро переключаться между ними.
  • Найдите «музыку для работы». Важно, чтобы она была именно фоном, чтобы мозг на ней не концентрировался. В таком случае музыка – своеобразный щит от внешнего мира, она заглушает посторонние звуки, мешающие работать. Особенно фоновая музыка ценна в офисах по типу open space – когда в одной комнате кто-то общается с клиентом, записывает голосовое сообщение или с усердием стучит по клавиатуре, сложно сосредоточиться. А музыка поможет отгородиться от окружающего шума.

Важно: понадобятся наушники! Ведь предпочтения у всех разные – кто-то работает под классику, а кого-то вдохновляет тяжелый рок.

Подводим итоги

Однозначно ответить на вопрос, звучащий в названии статьи, нельзя. Ведь даже сама многозадачность понимается по-разному. Не гонитесь за модными терминами и явлениями – они не всегда применимы на практике. Рациональный выход – это поиск комфортного для вас и сотрудников режима работы, при котором достигается максимальная продуктивность. Ведь важен результат, а не процесс, не так ли?

А что вы думаете насчет многозадачности? Пишите в комментариях.

Подпишись на рассылку дайджеста новостей от Webline Promotion

Оцените статью
Webline Blog
Добавить комментарий