Что такое управленческий учет: практическое применение в бизнесе - Webline Blog

Что такое управленческий учет: практическое применение в бизнесе

Бизнес-аналитика

Управленческий учет – это система сбора, анализа цифр, интерпретация финансовой информации для решения управленческих задач.

Управленческий учет – звучит сложно и с оттенком бюрократии, не так ли? Однако его внедрение позволяет значительно упростить бизнес-процессы и достигать целей. Поэтому оставим сложную терминологию для других случаев и расскажем, что входит в это понятие, простым языком. Поехали!

Что такое управленческий учет?

Это очень емкое понятие, описывающее полноценную систему действий, в которую входят такие мероприятия по обработке информации:

  • Сбор на всех уровнях.
  • Регистрация данных.
  • Обобщение (приведение к единой картине).
  • Предоставление информации по деятельности компании/организации, чтобы руководство могло принимать решения для дальнейшего роста и развития.

Если вы внедрите такую систему, то увидите, как можно легко:

  • анализировать текущее состояние (финансы, экономика);
  • распределять имеющиеся ресурсы, материальные и не материальные;
  • оптимизировать издержки;
  • улучшить финансовые показатели.

Многие ошибочно думают, что управленческий учет нужен только представителям среднего и крупного бизнеса, но это не так. Даже маленькие компании могут взять основу и использовать его.

Управленческий учет на предприятии: что это, в чем состоят задачи, ведение,  виды, что является информацией и особенностями, формируемыми в системе,  требования, предъявляемые к ней, что она позволяет, цели заключаются в том,  чтобы

Топ задач учета

Зачем вообще нужно что-то внедрять, если все само работает (вроде как):

  1. Вы сможете четко видеть, что происходит с бизнесом, и планировать бюджет.
  2. Становится в разы легче оптимизировать текущие расходы.
  3. Вы анализируете отклонения фактических показателей от тех, что были запланированы. В этом очень помогает корректный управленческий учет.

Есть несколько основных способов решения перечисленных задач:

  1. Создание внутренней и внешней отчетности по финансам. Что написано пером, то … А дальше и сами знаете.
  2. Реализация оперативного учета. Он предполагает отображение всех данных, которые касаются деятельности компании (финансы, хозяйство).
  3. Бюджетирование. Сюда стоит включить планирование деятельности на перспективу и обеспечение контроля над исполнением поставленных задач с последующим анализом.

Чтобы все эти способы были рабочими, используйте 3 базовых средства:

  1. Ведение учета доходов и расходов.
  2. Формирование бюджета движения финансов.
  3. Прогнозный баланс (проводится анализ отклонений от предполагаемых цифр).

Автоматизированный управленческий учет помогает контролировать, насколько исполняются ваши планы, чтобы вовремя исправлять недочеты и серьезные ошибки. После завершения планового периода составляйте несколько документов:

  1. Отчет о полученной прибыли и понесенных убытках.
  2. Отчетность о движении финансов.
  3. Баланс.

«Кодекс» организации управленческого учета

Можно бесконечно пытаться внедрить учет, но, если не соблюдать базовые принципы, ничего не получится:

  • Периодичность должна соответствовать циклам производства (индивидуальный показатель – месяц, квартал, полугодие, год и пр.).
  • Любая информация важна. Главное правило – она должна быть преемственной. Используйте ее многократно, чтобы видеть полную картинку со всеми «пазлами».
  • Показатели отчетности должны быть понятными и прикладными для всех уровней управления, чтобы улучшать деятельность комплексно.
  • Используйте бюджетирование.
  • Оценивать результаты нужно в целом и отдельно по структурным подразделениям компании.
  • Не нужно бояться правды и плохих результатов – это точка роста. Следите за достоверностью, полнотой информации и возможностью ее проанализировать.
  • Применяйте ко всем данным одни и те же единицы измерения, чтобы упростить аналитику.
  • Регулярность – наше все: если вы попробуете вести учет только один раз, это ничего не даст.

Объекты управленческого учета

  • Хозяйственные процессы на предприятии (снабжение сырьем, производство, продажа). Например, вы шьете спортивные костюмы. Сначала нужно поставить в цех оборудование, затем отшить изделия и решить вопросы по сбыту.
  • Производственные ресурсы. Все, что участвует в производстве. Сюда можно включить несколько базовых пунктов: землю, на которой «стоит» компания; капитал (средства и предметы труда, например, станки, швейные машины, финансы), человеческие ресурсы и информацию.
  • Доходы компании и расходы.
  • Наконец, структурные единицы. Это отдельные элементы. Например, гладильный цех компании, которая шьет модные спортивные костюмы. У него есть некая самостоятельность, рабочие места, собственные производственные средства и ресурсы, чтобы функционировать (гладить материал и костюмы).

Управленческий учет и бюджетирование

За счет бюджетирования вы систематизируете управление, формируете приоритетные цели, очерчиваете пути достижения. Вы учитесь грамотно распределять функции, обязанности и полномочия, выделяя зоны ответственности для всех участников процесса. Очень хорошо работают детализированные планы. Это хороший подход, чтобы:

  • достигать целей;
  • оптимизировать текущие расходы и свести их к минимуму, исключив нецелевые;
  • рационально использовать имеющиеся ресурсы, повышая КПД;
  • правильно распределять деньги;
  • улучшать все показатели хозяйственной деятельности.

Как организовать управленческий учет?

Давайте научимся с должным уважением относиться к отчетности, хотя обычно ее, мягко скажем, недолюбливают, считают бюрократическим элементом. Любого рода отчетность – это хороший источник информации для проведения аналитики. Это основа для таких действий:

  • Принятие взвешенных и обоснованных решений.
  • Корректировка и контроль исполнения текущих планов.
  • Оценка финансового состояния организации.
  • Прогноз развития и его динамики в дальнейшем.
  • Вычисление инвестиционной привлекательности (и понимание, есть ли она вообще).
  • Оптимизация расходов.
  • Распределение доходов.
  • Исключение дефицита средств (т. н. кассовые разрывы).
  • Управление имеющимися ресурсами.
  • Составление списка мер, нацеленных на улучшение финансовой деятельности, и их реализация.
  • Выявление того, может ли компания осуществлять инвестиционную деятельность.
  • Работа по привлечению заемных средств, чтобы расширять возможности, внедрять инновации.
  • Проверка товарных запасов и оптимизация их количества – исключение «застоя» партий на складах.
  • Выделение векторов развития.
  • Проверка на предмет соответствия запланированных и реальных показателей.

Главная цель, которую преследует управленческий учет при грамотной его реализации, – нахождение резервов для роста компании. Все сведения в рамках автоматизации должны применяться всеми руководителями, представлять реальный экономический интерес и выступать базой для принятия решений.

Основы формирования управленческого учета

Как же начать формировать учет? Для этого нужно 3 базовых блока (это основа всего):

  1. Отчетность о текущем финансовом положении, результатах функционирования, составленная по всем правилам.
  2. Составление отчетов по всем направлениям.
  3. Отчеты об исполнении бюджетов.

В зависимости от сферы деятельности, целей и задач копании можно дополнительно внедрять классификаторы (они обязательно закрепляются документально). Можно в качестве примера привести несколько из них:

  • Виды продукции.
  • Текущие проекты.
  • Векторы инвестирования.
  • Категории персонала.
  • Типы обязательств и пр.

При автоматизации вы можете системно отображать всю имеющуюся информацию и группировать ее по тем или иным общим признакам.

Перечень этапов постановки учета и его автоматизации

Чтобы вам было проще в своем «путешествии» на пути к реализации управленческого учета, мы разбили его на несколько основных этапов:

  1. Формирование детализированного технического задания и его обязательное согласование. Ошибки на этом уровне повлекут за собой «цепную реакцию».
  2. Разработка общей стратегии организации. Определение актуальных целей и направлений в деятельности, на которые следует сделать упор.
  3. Проведение диагностики имеющихся систем предприятия, анализ успешности деятельности.
  4. Создание качественной информационной базы, чтобы на ее основании внедрить работающую управленческую систему. Вот почему так важно делать отчеты грамотно, без ошибок, серьезно относиться к любым данным.
  5. Реализация финансовой структуры с определением центров финансовой ответственности. Каждое подразделение работает на общее дело, а в качестве центров ответственности выступают руководители этих подразделений (например, руководитель гладильного цеха).
  6. Составление системы управления расходами. Сформируйте классификацию затрат, актуальную для конкретной компании, чтобы впоследствии ее придерживаться.
  7. Создание системы отчетности – так вам будет легко оценивать, насколько достигнуты результаты, которые вы запланировали. Если они не достигнуты, вы увидите, почему так случилось.
  8. Построение хорошей системы бюджетирования.
  9. Постоянное ведение административного учета. Проще говоря, даже если у вас маленький бизнес, вы можете (и должны) комплексно учитывать текущие затраты и доходы.
  10. Автоматизация процессов – для этого есть много сервисов и ПО, которые минимизируют ваши вмешательства в процесс.

Рекомендуем вам останавливаться на каждом этапе, чтобы проставлять задачи и постепенно автоматизировать управленческий учет. Также составляйте регламенты, в которых прописан свод норм и правил. Это важнейшие документы, способные отразить политику организации.

Какой метод выберете вы?

Все используемые вами инструменты можно разбивать на группы по их обобщающим признакам. Разбивка бывает разной в зависимости от метода.

  • Объем информации
  1. Систематизированный метод. Предполагает регулярность. В этом случае нужно включить измерение параметров, оценку и реализацию контроля затрат по процессам. Ваша задача – объединить затраты компании в группы (элементы, способы получения, носители и так далее).
  2. Дифференцированный подход. Здесь не нужна регулярность, так как содержание выборочно и зависит от пула поставленных задач, а они могут быть любыми.
  • Сводка целей и задач
  1. Стратегический способ. Ставка делается на составление списка перспектив развития организации и принятие комплекса мер, нацеленных на обеспечение необходимыми данными руководства высшего звена.
  2. Оперативный подход. Он нужен, чтобы в краткосрочной перспективе обеспечивать достижение поставленных целей.
  3. Производительный метод. В этом случае важно иметь достоверную информацию о себестоимости продукции, размере прибыли и стоимости запасов на складах.
  • Варианты систем для метода
  1. Монистическая система. Ее еще принято называть интегрированной. В этом случае управленческую систему тесно связывают с финансовой. То есть планы счетов этих 2 систем тесно переплетены.
  2. Автономная система (другой вариант названия – дуалистическая). Здесь каждая система обособлена.
  • Системы по видам реализуемой деятельности
  1. Полная – она охватывает все предприятие и его структурные подразделения.
  2. Достаточная. Здесь главный признак – ограниченность набора показателей, и ведение предусмотрено только по тем или иным объектам или группам объектов.
  • Контроль данных и оперативность
  1. Нормативные данные. Формирование норм затрат и ведение учета с выделением всех отклонений от этих норм.
  2. Фактические. Это метод, когда затратами считаются потребленные ресурсы, а после вычисляется себестоимость и результаты после сбыта продукции. Дает очень многогранную и полную картину, описывающую текущую ситуацию.

Полезные советы и правила, которых стоит придерживаться, чтобы внедрить учет

Автоматизация – последний уровень, который стоит начинать внедрять постепенно с самого начала. Это системный процесс. Многие руководители допускают в рамках этого процесса комплекс стандартных ошибок. Закономерно, что на их исправление утекает самый ценный ресурс – время, добавим сюда финансовые потери. Но ведь можно действовать не хаотично, а СИСТЕМНО, придерживаясь набора простых правил.

Это своеобразный чек-лист, который можно даже распечатать, чтобы он всегда был на виду:

  1. Внутренние отчеты не должны быть формальными. Это бесценный источник информации. Постарайтесь их оптимизировать, чтобы в них была строго полезная и нужная информация, а также форма, понятная и удобная для восприятия. Проверьте, чтобы отчеты в вашей компании имели четкую структуру, отвечали требованиям наглядности и легко читались. За это вам скажут «спасибо» все, в первую очередь ваши сотрудники, уставшие от бумажной работы. Чем им проще составлять отчеты, тем охотнее они их будут делать. Это правило не только в разы уменьшит время обработки документооборота, но и добавит информативности, пользы.
  2. Обязательно нужно оценивать все элементы отчетности в организации, но делать это нужно не «наобум», а основываясь на финансовых методиках (можно подключать другие функциональные методологии). Обратите внимание при составлении собственных внутренних правил, которые, как мы уже говорили, следует включить в регламент, чтобы они соответствовали не только отечественным, но и международным стандартам. Это особенно важно, если вы в дальнейшем планируете расширение и выход на мировую арену.
  3. Автоматизация – это закономерный финал, но его эффективное внедрение возможно только после проведения тщательной диагностики текущего положения вашей компании. Очень важно проводить собрания, вести разъяснительные работы, чтобы менеджеры понимали, зачем это нужно, могли работать на своем уровне во имя общей цели.
  4. Когда вы формируете управленческий учет, вовлекайте других сотрудников, делегируйте, не вешайте все на себя. Почему это так важно? Информационная база работает, только если ею пользуется большое количество людей, лучше всего – весь персонал. Компания – цельный организм, и работа каждого управленца в нем важна, поэтому вовлекайте каждого (кого-то больше, кого-то меньше, но всех).
  5. Внедрение автоматизации нельзя представить без точного определения схемы бизнес-процессов на предприятии. Если вы выявили погрешности и проблемы, обязательно проведите оптимизацию и выделите список функций, которые будут распределены между сотрудниками. Создайте также детальные (но очень простые для понимания) должностные инструкции, чтобы полностью исключить любого рода дублирование функций.
  6. Давайте сразу договоримся: управленческий учет не может быть (даже в малом бизнесе) ориентирован на решение одной обособленной проблемы – это нерационально. Нельзя создать его (и тем более автоматизировать), если вы хотите улучшить только документооборот. Так не работает, ведь это мощнейший инструмент, позволяющий «одним рывком» решить огромный пул задач, повысив при этом показатели качества и оперативности. Не упустите такой шанс.
  7. Постоянство – наше все. Если вы уж взялись за то, чтобы формировать управленческий учет, делайте это на совесть и на регулярной основе. Если вдруг вы один раз провели оптимизацию и успокоились, думая, что все ок, то все совсем не ок. Этого, мягко скажем, недостаточно, чтобы увидеть результаты. Суть в том, чтобы система непрестанно развивалась, улучшалась, в нее внедрялись инновационные программные решения и методологии. Только тогда все будет ок!
  8. Думаете, что можно не вводить регламенты (особенно по документообороту)? Снова заблуждаетесь. Да, кто-то назовет это бюрократией, а мы считаем это выгодной инвестицией времени в успешное будущее. Сначала займитесь регламентом документооборота, так как это источник информации. Пропишите сроки для сдачи отчетов, возможности мотивации за следование правилам. Сформируйте график документооборота, которого придерживаются все. Вы будете удивлены, как это оптимизирует деятельность и упрощает автоматизацию учета.
  9. Внедряйте современные информационные технологии, чтобы быстро обмениваться данными по всем направлениям работы предприятия. Это важно для развития корпоративной культуры.
  10. Внимательно исследуйте инструменты управленческого учета, так как они должны строго соответствовать списку поставленных задач, которых хочет достигнуть компании. Ведь будет обидно, если из-за отсутствия софта у вас будут проблемы на предприятии, которых можно было бы легко избежать. Технический фактор намного проще предупредить, чем потом работать над исправлением ошибок.

Подводим итоги и говорим об автоматизации

Управленческий учет на стадии автоматизации – это пик успеха, когда вы пошагово и планомерно выполняли все предписания, не допускали глупых ошибок, так как изучили чужие «грабли» и не наступали на свои. Есть много актуальных программ для учета и автоматизации. Их можно внедрить почти на любом предприятии вне зависимости от специфики деятельности и объема документооборота.

Подпишись на рассылку дайджеста новостей от Webline Promotion

Оцените статью
Webline Blog
Добавить комментарий