Многозадачность сотрудников – это хорошо или плохо?

Наверняка вам знаком модный термин «многозадачность». Что под ним подразумевают? Как правило, способность выполнять несколько задач одновременно. Это свойство ценят многие работодатели, его приписывают себе соискатели в надежде показаться более крутым специалистом. Но действительно ли многозадачность играет в плюс эффективности работы? Надо ли требовать ее от своих сотрудников? Постараемся ответить на эти вопросы.

Статья нацелена на топ-менеджеров, но будет полезна и рядовым специалистам для общего развития.

Разбираемся в терминах

Определение, указанное в первом абзаце, неправильное. Чтобы добраться до сути, надо понимать, как работает мозг (хотя бы поверхностно). Если вкратце, то мозг человека не способен поддерживать несколько мыслительных процессов одновременно. Вот пара подтверждений:

• Этьен Кошлен и Сильвен Шаррон из Национального института Франции провели исследование, в ходе которого доказали: мозг может решать только две задачи одновременно. Третья «отсекается» префронтальной зоной – на нее просто не хватает ресурсов.
• Нейрофизиолог Эрл Миллер доказал, что мозг может концентрироваться только на одной задаче в один момент времени.

Как бы там ни было, вся соль в понимании термина. Многозадачность – способность не выполнять одновременно несколько задач, а быстро переключаться между ними. И на переключение тоже тратятся время и энергия.

А как же Юлий Цезарь?

Историческая личность, человек, умевший делать несколько дел одновременно. Во-первых, а вы уверены, что так и было, видели своими глазами? Конечно, нет. Во-вторых, вы точно не Юлий Цезарь. В-третьих, по разным исследованиям, всего 2% людей действительно многозадачны – справляются с несколькими делами, не теряя при этом в эффективности.

Вы как руководитель можете возразить: «Но я же могу концентрироваться на нескольких делах сразу!» Вы – возможно, но у вас такая специфика. Не ставьте на одну ступеньку себя и рядового сотрудника. Если бы он был таким же, как вы, то возглавлял бы свою компанию (или хотя бы отдел).

Примеры и антипримеры многозадачности

Справедливости ради: обычный человек в состоянии делать несколько задач одновременно, но если мыслительный процесс задействован только для одной из них. Например, можно слушать музыку на фоне и писать статью, смотреть новости и готовить еду, включить фильм и вышивать – думаем, тут все понятно.

Напротив, если обе задачи требуют концентрации и мышления, ничего не получится. Если хотите проверить, включите вебинар или лекцию и попробуйте одновременно читать книгу, писать статью или вести оживленную переписку. Вы либо не сможете сконцентрироваться ни на чем, либо что-то постоянно будет выпадать из фокуса. В этом случае лучше расставить приоритеты, посвятить время чему-то одному, а ко второму делу вернуться позже – так эффективнее.

Плюсы многозадачности

• Если правильно планировать время и действия, можно достичь хорошего результата. Здесь главное – поставить цель и двигаться к ней, распределять энергию, а не распыляться.
• Это возможность тренировать гибкость мышления. Опять-таки, при условии, что вы организовали комфортный режим работы.
• Многозадачные люди лучше реагируют на форс-мажоры, быстрее принимают решения, думают стратегически, а это важные навыки в целом, не только в работе.

Минусы многозадачности

• Поверхностная обработка информации. Простая аналогия – школьный отличник. Он получает хорошие оценки по всем предметам, но знает их только «по верхам», не вникает глубже. В работе это куча начатых дел и ни одного доведенного до конца.
• Повышение риска ошибиться. Представьте: вы составляете план работы, вам пишет клиент, звонит телефон, вы пытаетесь одновременно закончить свое дело и общаться. Как думаете, что из этого получится?
• Быстрая усталость. Мы уже говорили, что на переключение между задачами требуются ресурсы. Когда вы прыгаете от одного дела к другому, вам приходится каждый раз концентрироваться заново, что приводит к быстрой утомляемости.
• Выгорание из-за незаконченных дел. Авралы бывают у всех, но если они входят в привычку, появляется внутреннее недовольство – тот самый незавершенный гештальт, причина нарастающей тревоги, невозможности нормально сосредоточиться и эмоционального выгорания в будущем.

Что имеем в итоге? У многозадачности есть свои положительные и отрицательные черты. Она не повредит, если у человека есть такие способности, если этот режим кратковременный. У большинства же людей не хватает ресурсов на длительную работу в таком формате. И регулярное насилие над собственным мозгом приведет только к снижению продуктивности и выгоранию.

Как выжить в мире многозадачности?

Хотя многие руководители уже не боготворят мультизадачность и не считают ее главным скиллом хорошего сотрудника, все еще остаются люди, для которых это качество на первом месте. Вот несколько советов топ-менеджерам, как самим не потеряться в потоке задач и не «загонять» сотрудников.

• Правильно расставляйте приоритеты. Иногда есть соблазн сделать легкую, но не срочную задачу, а потом уже приниматься за вон ту, сложную и «горящую». Не поступайте так сами и следите, чтобы так не делали ваши сотрудники. Есть срочное задание? Дайте его команде, четко обозначив сроки выполнения, акцентируйте внимание на ее «горящем» статусе.
• Не давайте сотруднику две похожие задачи одновременно. Они будут смешиваться в голове, быстро переключаться между ними не получится, в итоге возрастает риск ошибок. Лучше загрузить человека двумя разными проектами, чтобы было чередование деятельности.
• Планируйте и записывайте. Причем записывать лучше ручкой в блокноте (но это уже субъективное мнение, вам может быть удобнее в программе на смартфоне). Подумайте, какие задачи стоят перед вами, сколько реально (!) вы сможете за сегодня сделать. Нет смысла писать длинный список дел, которые вы не в состоянии осилить за один день. Вы физически не успеете, и оставшиеся задачи будут настоящим демотиватором. Итак, подумали, что надо сделать непосредственно сегодня, составили план и следуете ему.

А если это две большие задачи, которые нужно делать параллельно?

Бывает и такое, но и здесь есть выход. Разбейте каждую на этапы, подпункты и закрывайте их по очереди. Во-первых, это будет иллюзия одновременного выполнения, во-вторых, чередование деятельности, в-третьих, несколько отметок «Сделано» лучше, чем две. Вы продуктивнее в собственных глазах, что мотивирует на дальнейшую работу – чистая психология.

• Закладывайте рабочее время на общение с сотрудниками, клиентами, разбор почты. Казалось бы, ответ на сообщение – минутное дело, но вот вы уже полчаса обсуждаете с продажником очередной проект. И такая беседа за день не одна. Подумайте, сколько времени у вас уходит на переписку, и заложите его в график. Это же посоветуйте делать сотрудникам.

Коварные соцсети

Признайтесь, вы ведь проверяете мессенджеры и листаете развлекательные каналы в рабочее время. Все мы люди, и периодически разгружать мозги контентом, не имеющим отношения к работе, – это нормально. Главное, чтобы не страдали проекты и продуктивность. Проведите простой эксперимент: проследите, сколько времени вы можете концентрироваться на одном деле без усталости. Как только возникают посторонние мысли, а мозг использует любую возможность отвлечься, сделайте 5-минутный перерыв. Полистайте ленту, сделайте кофе, подышите свежим воздухом на улице – дайте себе заряд энергии для следующего «рабочего отрезка». Это же упражнение посоветуйте сотрудникам. Такой подход эффективнее, чем тотальные запреты на соцсети и мессенджеры на работе.

• Учитывайте специфику деятельности. Линейным специалистам свойственно глубокое погружение в проект – не заставляйте их браться за несколько дел в одночасье (если вам важен результат, конечно). С проектными менеджерами, секретарями и личными помощниками все иначе – им необходимо уметь концентрироваться на разных задачах и быстро переключаться между ними.
• Найдите «музыку для работы». Важно, чтобы она была именно фоном, чтобы мозг на ней не концентрировался. В таком случае музыка – своеобразный щит от внешнего мира, она заглушает посторонние звуки, мешающие работать. Особенно фоновая музыка ценна в офисах по типу open space – когда в одной комнате кто-то общается с клиентом, записывает голосовое сообщение или с усердием стучит по клавиатуре, сложно сосредоточиться. А музыка поможет отгородиться от окружающего шума.

Важно: понадобятся наушники! Ведь предпочтения у всех разные – кто-то работает под классику, а кого-то вдохновляет тяжелый рок.

Подводим итоги

Однозначно ответить на вопрос, звучащий в названии статьи, нельзя. Ведь даже сама многозадачность понимается по-разному. Не гонитесь за модными терминами и явлениями – они не всегда применимы на практике. Рациональный выход – это поиск комфортного для вас и сотрудников режима работы, при котором достигается максимальная продуктивность. Ведь важен результат, а не процесс, не так ли?

А что вы думаете насчет многозадачности? Пишите в комментариях.