Руководитель на удаленке: как правильно организовать дистанционную работу

За последние почти два года слово «удаленка» прочно вошло в словарь всех офисных сотрудников. Кому-то пришлось работать из дома несколько месяцев, кто-то до сих пор в таком режиме. Но в этой статье мы поговорим не об опостылевшей всем «карантинке», а об организации удаленного управления. Например, вы – руководитель, и вам предстоит уехать в длительную командировку в другой город или страну. Или вы уходите в отпуск. Или вообще оказались на больничном. Как наладить процессы в компании, чтобы все не остановилось в первый же день вашего отсутствия?

Ответственность команды

Ответственность значится обязательным требованием для всех вакансий и присутствует в каждом резюме. Но действительно ли она есть у людей? Степень ответственности каждого сотрудника можно проверить только на практике. Это видно по отношению к работе:

• Человек делает задачу ради задачи (просто чтобы закрыть) или нацелен на качество, на результат?
• Дотошно разбирается в мелочах, пока все не станет понятно?
• Просит помощи у вас или у коллег, напоминает о своем вопросе или пытается обойти сложные моменты стороной?
• Как отзывается о своей работе в более расслабленной атмосфере (что говорит на перекурах, корпоративах, винит в неудачах внешние факторы или видит свои промахи)?

Ответственному сотруднику не нужен надзор в виде босса, он и так будет работать с максимальной эффективностью, вне зависимости от присутствия руководства в офисе. Если большую часть вашего коллектива составляют такие люди, можете не переживать – без вас ничего не развалится.

Как повысить ответственность команды? Нужно правильно мотивировать каждого сотрудника, давать обратную связь, обучать, но это уже тема для отдельной статьи (или даже книги).

Грамотное делегирование

Если вы – и швец, и жнец, как в известной поговорке, то не удивляйтесь, что без вас все процессы остановятся. Сломалась мышь, пропал интернет, нужен отгул, и за всем этим сотрудники бегут только к вам? Стараетесь лично контролировать все?  Тогда как компания будет работать в ваше отсутствие? Вот пара советов:

• Назначьте одного или нескольких заместителей (в зависимости от размеров компании), обозначьте коллективу, по каким вопросам обращаться к вам, а по каким – к замам.
• Если планируете отъезд, лучше не взваливать все свои задачи на одного заместителя. Выберите несколько ключевых сотрудников и назначьте их ответственными за конкретные процессы. Во-первых, они будут четко понимать свой пул задач, во-вторых, остальные работники будут знать, к кому обратиться, чтобы не дергать вас по мелочам, в-третьих, вы будете уверены, что все идет как надо.

Важно: не забудьте обеспечить заместителей всем инструментарием, который понадобится им для выполнения ваших обязанностей!

Системность и порядок

Если в рабочих процессах царит хаос, даже когда вы в офисе, можете представить, что начнется в ваше отсутствие. Каждый сотрудник должен понимать свои обязанности, в компании нужно четко прописать регламенты и убедиться, что все (!) с ними ознакомлены. Сюда входит все – от рабочего графика до алгоритма действий в нештатной ситуации.

Тщательная подготовка

Разумеется, это не касается форс-мажорных ситуаций, например, болезни. Но если вы уходите в отпуск или едете в командировку, поставьте коллектив в известность заранее. Представьте себя на месте подчиненного: вы планируете решить какой-то вопрос завтра с руководителем, а утром узнаете, что тот в отпуске, причем без связи. Кому такое понравится? Итак:

• Сообщите о своем отсутствии (с четкими датами) хотя бы за неделю, чтобы все сотрудники могли закрыть срочные вопросы.
• Укажите, к кому обращаться вместо вас.
• Завершите собственные дела, чтобы заместителю не пришлось вникать во все с нуля. Делегируйте все, что не удалось завершить, и расскажите ответственным лицам, что конкретно нужно делать.
• Постарайтесь обеспечить хотя бы один канал для связи с вами на случай непредвиденных ситуаций.

Доверительная атмосфера и уважение

Не нужно быть психологом, чтобы понимать: если в коллективе царит атмосфера взаимного уважения и доверия, каждый член команды заинтересован в том, чтобы оправдать это уважение. Будьте не начальником, а руководителем, не тираном, а наставником, иногда – другом, помощником. Даже если сотрудник накосячил, не впадайте сразу в гнев, разберитесь в причинах. Возможно, ему поручили задачу не по силам, у него неприятности личного характера, повлияли внешние факторы – случиться может всякое. Разберите сложившуюся ситуацию вместе с ним и сделайте все от вас зависящее, чтобы она не повторилась в будущем.

Еще один момент: хвалите при всех, ругайте наедине. Это золотое правило, во многом формирующее микроклимат в компании.

Если вы будете руководителем, которому хочется доверять, то сотрудники станут надежной опорой и сделают все, чтобы даже в ваше отсутствие компания работала, как часы.

А как вы управляете командой, если вас нет в офисе? Делитесь в комментариях.