Популярные техники тайм-менеджмента

Как вы считаете, вы управляете временем или оно – вами? Все ли успеваете на работе? Нет ли ощущения, будто самый ценный ресурс уходит в никуда, а вы все так же сидите с горой задач? Если с успеваемостью и продуктивностью настоящая беда, пора брать ситуацию под контроль и внедрять тайм-менеджмент. А мы расскажем о самых распространенных его техниках, признанных руководителями и рядовыми сотрудниками во всем мире.

Тайм-менеджмент (с англ. управление временем) – умение распределять ресурсы, расставлять приоритеты, планировать день, чтобы выполнять задачи в срок, не теряя в продуктивности и не в ущерб личной жизни.

Почему тайм-менеджмент так важен?

Вспомните, какой список дел вы себе составляете на день и сколько из него успеваете. Даже если не делаете записей в блокноте, все равно вы планируете и ставите определенные задачи, особенно на работе. Наверняка минимум 1-2 пункта регулярно кочуют «на завтра». Почему так? Слишком много планируете? Скорее, неэффективно распоряжаетесь временем, отсюда нарушенные дедлайны, плохое настроение и общая неудовлетворенность.

Если же приучить себя к тайм-менеджменту, вы заметите, что волшебным образом стали успевать больше, у вас появилось свободное время, которое можно потратить на саморазвитие или банальный отдых. Это положительно отразится на самочувствии, настроении и даже зарплате. Заманчивая перспектива?

Что мешает эффективно использовать время?

Тайм-менеджмент – один из важнейших навыков, которые ценят руководители в сотрудниках, ведь от него напрямую зависит продуктивность. Почему же так мало людей действительно освоили это искусство? Вот лишь несколько барьеров на пути к эффективному управлению временем:

• Перфекционизм – патологическое стремление к идеалу, «синдром отличника». Сейчас модно приписывать себе это качество, считая его чем-то хорошим, но на самом деле оно вредит продуктивности. Настоящий перфекционист – это потенциальный клиент психотерапевта, ведь такой человек очень болезненно воспринимает все, что не соответствует его представлению об идеале.

Чем вредит: вы можете корпеть над одним делом часами и днями, а остальные задачи так и остаются невыполненными. Причем гарантии, что та, единственная, будет и правда идеальной, нет.

• Прокрастинация – постоянное откладывание на потом. «Сейчас полистаю ленту, а позже сяду за проект», «Задача на следующую неделю, лучше возьмусь за нее завтра» – наверняка многим знакомы такие отговорки. Причин прокрастинации масса – от банальной лени до непонимания, с чего начать выполнение.

Чем вредит: вы ничего не успеваете. Вообще. Сроки горят, руководитель злится, премия машет рукой на прощание.

• Отсутствие знаний. Бывает, что битый час вы сидите и не понимаете, как выполнить задачу. Или не знаете, как автоматизировать то или иное действие, а ручная работа оказывается слишком длительной. Например, надо сравнить данные из двух столбцов в Excel (в каждом больше тысячи строк) и найти совпадения. А вы даже не представляете, что есть волшебная формула, которая сделает все за вас за несколько мгновений. И вы сидите над файлом весь день.

Чем вредит: успеваете мало, задерживаетесь на работе, злитесь на себя за это.

• Отсутствие инструментов, ресурсов. Не ваша вина, если вы об этом не молчите. Например, у вас старенький компьютер, который уже не может работать с объемными файлами. В результате их обработка отнимает в несколько раз больше времени.

Чем вредит: простоями, нервами, срывами дедлайнов.

С последними двумя пунктами справиться проще всего: задать вопросы более опытным коллегам или руководителю, поискать ответы в Google, попросить модернизировать технику и пр. Если же все условия есть, но времени нет, попробуйте одну из эффективных методик.

Техники тайм-менеджмента

80/20, или принцип Парето

Выведен еще в 1897 году экономистом из Италии В. Парето. Суть принципа: 20% усилий дают 80% результата. Иначе говоря, если вы сконцентрируетесь и будете усердно работать в течение 10-15 минут, вы сделаете столько же, сколько за час «расслабленного» труда.

Pomodoro, метод помидора

Придуман Франческо Чирилло, назван так в честь кухонного таймера в виде помидора.

Суть техники – в делении рабочего времени на большие циклы и отрезки поменьше. Ставите таймер (или просто засекаете) 25 минут, в течение этого времени занимаетесь конкретным делом, не отвлекаясь ни на что, потом делаете 5-минутный перерыв. Повторить цикл 4 раза, далее отдохнуть полчаса и начать заново.

90/30

Автор техники – Тони Шварц, основатель The Energy Project, писатель, блогер.

Суть примерно та же, что и в предыдущем пункте, только работе отводится полтора часа (90 минут), а перерыву – 30 минут. Далее цикл повторяется. Подойдет тем, кто может удерживать концентрацию длительное время.

Одна из вариаций – 52/17. Не знаем, почему именно эти числа, но вы можете адаптировать технику под себя  и непрерывно работать столько, сколько получается без напряжения.

Матрица Эйзенхауэра

Поможет правильно расставить приоритеты, чтобы выполнять задачи в порядке важности и срочности.

Итак, по этой концепции дела объединяются в 4 группы:

• срочные и важные;
• срочные и неважные;
• несрочные и важные;
• несрочные и неважные.

Степень важности зависит от того, насколько результат повлияет на бизнес, KPI, дальнейшую работу. Срочность определяется наличием/отсутствием дедлайна, скоростью выполнения задачи. Например, небольшое описание товара на сайт можно сделать и за 10 минут, а вот на объемную статью лучше выделить несколько часов, если не день.

Для удобства матрицу можно визуализировать и включать в нее не только рабочие, но и бытовые задачи. Например:

Маленький подвох: составляя такую матрицу впервые, вы, скорее всего, отнесете к важным и срочным почти все свои дела. И очень расстроитесь, когда не успеете их выполнить. Ключ к правильному распределению задач – расстановка приоритетов. Честно ответьте себе, насколько важное и срочное для вас конкретное дело.

Канбан

Схема родом из Японии очень простая и знакома многим по известным планировщикам задач по типу Trello. Ее самая простая интерпретация – таблица из трех столбцов: «Планы», «В процессе», «Выполнено». Чертите ее на доске или закрепленном на стене ватмане и клеите в соответствующие колонки стикеры с задачами. По мере изменения их статуса перемещаете в соседние столбцы. Ваша цель – чтобы все пункты из первой колонки к концу дня переместились в последнюю.

Доски можно использовать для чего угодно, и колонок может быть столько, сколько нужно вам.

Метод «1, 3, 5», или «9 дел»

Это не совсем о времени, скорее о расстановке приоритетов и планировании задач. Суть техники: за день надо сделать одно большое (важное, срочное) дело, три средних и пять мелких. Во-первых, вы учитесь правильно классифицировать задачи, во-вторых, вы все успеваете за день, что дает чувство удовлетворенности и мотивирует на дальнейшую деятельность.

Метод лягушки

Автор техники – Брайан Трейси, писатель и мотивационный оратор. Почему лягушка? Она символизирует большое, срочное или неприятное дело, за которое вам все равно надо приступить: его не получится отложить или делегировать. Поэтому сначала «съешьте лягушку» – разделайтесь с тем, что напрягает, и продолжайте работать в более комфортной обстановке, ведь вы знаете, что самое неприятное уже позади.

Fresh or Fried

Методика придумана блогером Стефани Ли. Суть ее проста: утром мозг еще свежий, не забит делами и посторонними мыслями, а потому на это время надо планировать сложные задачи, требующие максимальной концентрации. Во второй половине дня мозг уже устает, и тогда можно выполнить дела полегче.

Как все работает:

• В конце рабочего дня составляете список задач на день в порядке приоритетности – от самой важной до незначительной.
• Все срочные дела идут в раздел Fresh – к ним надо приступить утром.
• Остальные задачи отправляются в раздел Fried – для них не нужно чрезмерных усилий, они подождут до послеобеденного времени.
• Вечером составляете новый список дел на следующий день.

Всем ли подходит такой метод? Нет. Есть люди, продуктивность которых с утра находится почти на нуле и растет к концу дня, поэтому вряд ли им стоит насиловать себя таким образом. Один минус методики: на большую и важную задачу может уйти весь день (или даже больше), а потому список выполненных дел вечером будет либо слишком коротким, либо пустым. Это демотивирует, снижает самооценку. Если это ваш случай, попробуйте сначала выполнить несколько мелких задач, а потом браться за большую – так вас будет греть мысль, что некоторые дела уже завершены.

Автофокус

Авторство методики принадлежит Марку Форстеру. Это старый добрый список дел. Вы пишете перечень задач (без учета срочности и приоритетности), далее просматриваете его и выбираете одно дело – самое важное, неотложное, выполняете его. Потом приступаете к более приятным задачам.

Способ подойдет творческим людям, которым сложно загонять себя в рамки.

4D

Методика Эдварда Рэя, консультанта и мотивационного писателя. Ориентирована на людей, погружающихся с головой в кучу задач и не понимающих, как с ними справиться. В соответствии с ней все дела делятся на 4 категории:

• Do – сделать. Срочное, небольшое, важное дело? Выполнить немедленно.
• Delegate – делегировать. На задачу нет времени, это не ваши прямые обязанности? Передайте коллеге или помощнику.
• Delete – удалить. Не все дела так важны. Подумайте, будет ли профит от выполнения задачи? Если нет или слишком маленький, вычеркивайте пункт из списка, не стоит тратить на него ресурсы.
• Delay – отложить. Бывают объемные задачи, требующие много времени. Отложите такую, но поставьте себе четкую дату, когда приступите к ней. Еще можно разбить большое дело на мелкие пункты и выполнять один из них ежедневно.

Это далеко не все методики, их намного больше, и на подробное описание их всех понадобится целая энциклопедия.

А если ничего не сработало?

Может, вы плохо старались? Шутка. Вот несколько советов:

• Золотое правило – регулярность. После первого дня применения любого способа ничего не изменится, на то, чтобы перестроить алгоритм выполнения задач, требуется время. Практикуйтесь изо дня в день, пока не увидите результат.
• Придумайте себе маленькие бонусы. Сделали все четко по плану? Вечером побалуйте себя шоколадкой или чем-то другим, приносящим удовольствие. Это будет своеобразная награда за старания.
• Смените методику. Возможно, выбранный способ просто не подходит вам, так зачем истязать мозг? Попробуйте что-то другое, в конце концов, изобретите новую технику тайм-менеджмента, эффективную лично для вас.

Успехов!