Количество проблем и задач растет вместе с нашим развитием и движением по карьерной лестнице. Не становится меньше работы, не становится меньше проблем, но они уже совершенно другого масштаба. Если при обычной работе с проектами мы имеем на месяц максимум пару сотен активных задач, то при полном погружении в них и управление людьми это может стать дневной нормой. Эта статья – личный опыт о том, как увеличить эффективность, а главное – чувствовать ее и результат.
Классификация задач
Мой главный принцип – учет дедлайнов, которые я либо самостоятельно себе обозначил, либо кому-то пообещал.
В голове я выстраиваю следующую цепочку (по степени уменьшения важности):
1. Невыполнение задачи несет риски:
- для бизнеса;
- для репутации;
- для дедлайнов проекта.
2. Выполнение задачи:
- даст результат в развитии в короткий отрезок времени;
- даст результат в развитии в длительный отрезок времени;
- возможно, даст результат.
3. Когда-то этим нужно заняться.
Еще я делю все задачи на два основных типа:
- операционная деятельность – то, что мы должны делать;
- инвестиционная деятельность – то, что меняет наше сегодня и влияет на завтра.
И, конечно, у меня есть личные и рабочие задачи – так называемый work-life balance. Я стараюсь следить за тем, чтобы ежедневно мог уделять время всем зонам своей жизни.
Я не использую всевозможных баллов приоритетности и стараюсь вообще не тратить время на оценку важности задач. Реальная важность определяется тем, когда мы берем и делаем.
Планирование и организация рабочего дня и недели
Главная проблема всех моих экспериментов, связанных с рабочим днем, всегда заключалась в том, что само по себе планирование и использование методов отнимало время.
У меня есть два периода для планирования:
- на сегодня/неделю;
- на потом.
Дальше пойдем по этапам:
- Формирование списка на неделю.
Чаще всего список на следующую неделю я составляю в ходе текущей рабочей недели. Дальше я его редактирую в воскресенье вечером, когда мозг успел отдохнуть и можно оценить важность максимально рационально.
- Формирование списка на день.
Все задачи, которые мне нужно сделать в течение недели, я всегда ставлю на сегодня. Задачи, которые я решаю на протяжении дня, добавляю и закрываю.
- Размеры задач.
Каждую крупную задачу я стараюсь поставить на “Потом” и разбить чек-листом на более мелкие. Вот эти мелкие и попадают в список задач “на сегодня”.
- Группы задач.
Я разделяю на группы только направления деятельности – “Бизнес” и “Дом”. Слежу за тем, чтобы закрывались задачи разных цветов.
- Коммуникация.
Задачи, где требуется участие других специалистов и руководителей, я стараюсь не назначать на утро, а ставить на вторую половину дня. Задачи без коммуникации я всегда откладываю, если есть возможность закрыть их с участием других специалистов.
- Сложные задачи.
Задачи, которые даются мне сложно или я их долго не выполняю, закрываю либо до обеда, либо ближе к концу рабочего дня, когда меньше отвлекающих факторов.
- Встречи и совещания.
Встречи, цель которых – не решение конкретных вопросов, а лишь обмен опытом, стараюсь назначать на пятницу или выходные. Совещания по опыту лучше проводить в ограниченное время в первую половину дня, но не рано утром. Вообще совещания, которые требуют больше, чем 15 минут, не стоит назначать до 12 часов дня. Перенял это правило на экскурсии в Яндексе несколько лет назад. Хорошая фишка.
Сейчас 18:56, и примерно так выглядит мой трекер задач.
Я стремлюсь закрывать максимум задач за день и ежедневно бить свои рекорды. Когда мне сложно приступить к реализации оставшихся пунктов списка, я стараюсь выполнить хотя бы небольшие задачи. Если задача долго переходит изо дня в день, выбираю эффективное время и занимаюсь только ей – это или поздний вечер, или раннее утро, когда рабочий день большинства уже закончился либо еще не начался.
Я стараюсь тратить минимум 30-40% рабочего времени на задачи, которые отношу к инвестиционной деятельности. Даже в самые операционно сложные дни стараюсь выполнить что-то, что можно назвать “для развития”.
Дальше правила простые: задач должно быть не меньше, чем вчера, должны быть разные цвета ярлыков, а к пятнице трекер должен быть максимально пуст.
Помимо всех рабочих задач, есть еще полезные привычки, которые я начал вводить больше года назад при помощи трекеров и продолжаю это делать до сих пор.
Внедрение полезных привычек
Самая главная ошибка всех техник заключается в самом простом – мы не можем внедрить привычку, если не скажем себе искренне, для чего она нам нужна. В разное время нам кажется важным и нужным совершенно разное.
Я пошел по принципу того, что должно быть не более 1-2 внедряемых привычек в день, и всегда нужно поддерживать себя при помощи инструментов тайм-менеджмента.
Я добавляю привычку “Учить язык” и начинаю каждый день уделять ей время. Так же, как и важной задаче по работе. Стараюсь закрыть этот пункт как можно раньше – до выезда на работу или с началом новых суток.
Если привычка “не заходит”, то отказываюсь от нее. К примеру, я когда-то решил, что нужно бегать. Но, видимо, не смог объяснить себе, зачем, и после нескольких дней невыполнения удалил ее. Сказал, что добавлю тогда, когда смогу продержаться хотя бы 14 дней без перерыва. До сих пор я ее не добавил. А вот язык учу уже больше 400 дней.
Примерно так это выглядит на трекере:
Я не добавляю себе привычки вроде “прочитать книгу” или “посмотреть полезное видео”. Их ценность для себя сложно понять, и всегда это неоднозначные и не конкретные вещи, где можно легко себя обманывать, что мы часто делаем за неимением энергии.
Инструменты управления рабочим днем
Больше года я старался найти для себя инструмент “одного окна”, который включал бы все необходимые мне функции. Пока я не нашел идеального варианта, но сильно приблизился.
Что я использую в работе:
- Календарь – в нем я храню все звонки, встречи и мероприятия. Все, что требует от меня обязательного физического присутствия или перемещения, находится в календаре с конкретными датами и настроенными упоминаниями.
- Tappsk – мультиплатформенное приложение, в котором я храню все задачи и привычки. Совсем недавно обнаружил и крайне доволен. Не бесплатно, не без косяков, но удобно и минималистично. Единственное, чего не хватает, – удобной статистики для оценки себя.
- Microsoft To-Do – использовал до переезда в Tappsk. Вроде бы немного обновленный Wunderlist, но в то же время не самый удобный инструмент для меня оказался.
- HabitMinder – достаточно удобный трекер привычек с крутой статистикой. Главный его плюс -– широкий функционал. К примеру, вы можете создать привычку “Выпивать 2 литра воды” и отмечать каждый стакан.
Весь кайф – в полном минимализме. Главный урок, который я извлек из заморочек эффективностью, – нужно меньше заморачиваться, меньше инструментов, меньше планирования и оценки, но больше делать и попробовать подстраиваться под себя. Пока мы довольны собой и преодолеваем задачи, нам хватает энергии двигаться дальше.
